نکاتی که باید در تبادل کارت ویزیت رعایت شود

یکی از ابتدایی‌ترین ابزارهای بازاریابی مشاغل، ابزاری است که بیشترین استفاده را از آن می‌کنید. هنگامی که کار جدیدی را شروع می‌کنید، به احتمال زیاد آماده تهیه کارت‌های ویزیت زیبا و جدید خود خواهید بود. اما اغلب آنقدر که به اطلاعات مندرج بر روی آن و همچنین ظاهر و روانشناسی رنگ‌ها توجه می‌کنید، به نحوه مبادله آن که یک مسئله مهم است و می‌تواند بر تجارت و کسب‌ و کار شما تأثیر بگذارد، فکر نمی‌کنید.

به عنوان روشی برای برقراری ارتباط با دیگران، کارت شما نمایانگر شرکتی است که برای آن کار می‌کنید و یا نوع کاری که در آن شرکت انجام می‌دهید. مفیدترین اطلاعات بر روی کارت ویزیت شما شامل:

نام شما

نام شرکت

موقعیت یا نوع کاری که انجام می‌دهید

شماره تلفن

آدرس ایمیل

نشانی وبسایت

آدرس پستی

فراموش نکنید تنها راهکاری که استفاده دوباره از کارت ویزیت‌ها را توسط مخاطب تضمین می‌کند، روشی است که دریافت شده است. کارت‌های ویزیت جزئی از بسته‌های ارتباطی برند شخصی شما هستند و باید این پیام را به وضوح ارسال کنند که شما یک حرفه‌ای هستید و حرفه خود را جدی می‌گیرید. هنگامی که کارت ویزیت خود را به کسی می‌دهید، در واقع خود را روی کاغذ معرفی می‌کنید. کارت ویزیت شما بیانگر کسب و کار شما است بنابراین باید قبل از ارائه آن مطمئن شوید که در وضعیت مناسبی است. به عنوان مثال: شما برای انجام یک مصاحبه هرگز کت و شلوار چروکیده نمی‌پوشید! ارائه کردن و یا گرفتن کارت ویزیت آداب و نکاتی دارد که شما باید به آنها توجه داشته باشید. در ادامه مطلب با این نکات به صورت جزئی‌تر آشنا خواهیم شد:

نحوه ارائه کارت ویزیت

کارت ویزیت خود را همیشه در دست راست یا با هر دو دست خود ارائه دهید. در بعضی از کشورها، ارائه کارت ویزیت با دست چپ توهین جدی محسوب می‌شود. همچنین در هنگام ارائه کارت به فرد مقابل لبخند بزنید. این مسئله نه تنها آداب معاشرت خوب شما را نشان می‌دهد بلکه این درک را به آن‌ها می‌دهد که برای مخاطب خود ارزش قائل هستید.

همیشه از فرهنگ کسانی که با آنها تجارت می‌کنید آگاه باشید. در برخی فرهنگ‌ها مهم است که کارت را با هر دو دست ارائه دهید تا اهمیت کارت ویزیت خود را نشان دهید. در حالی که در سایر آداب و رسوم‌ها مشخصات خاصی در مورد طراحی کارت را در نظر می‌گیرند.

معمولاً برخورد اول تعیین‌کننده ادامه رابطه خواهد بود. این مسئله ممکن است یک نگرانی غیرمنطقی از روابط بین فردی باشد، اما یک جنبه اجتناب‌ناپذیر از روانشناسی انسانی است و بدان معنی است که شما برای دستیابی به روابط تجاری موفق نیاز دارید برای اولین بار تأثیر مثبتی روی مخاطب خود بگذارید.

مهم نیست که در کجای دنیا هستید، احترام به کارت ویزیت شخص مقابل به معنی نشان دادن احترام به صاحب آن است. بنابراین هنگامی که با صاحبین مشاغل دیگر ملاقات می‌کنید، همیشه به یاد داشته باشید:

توجه خود را به زبان‌های مختلف نشان دهید. کارت ویزیت خود را از یک طرف به زبان خود چاپ کنید و در طرفی دیگر از یک زبان بین‌المللی استفاده کنید و هنگامی که کارت خود را ارائه می‌دهید، زبان خود را به سمت بالا نگه دارید تا بتوانند ابتدا آن را بخوانند.

قبل از نوشتن هر چیزی روی کارت با دقت فکر کنید. در برخی از نقاط جهان، نوشتن جزئیات اضافی یا شماره تلفن در کارت ویزیت شخصی می‌تواند نشانه ارزش‌گذاری به طرف مقابل باشد. اما در فرهنگ‌های دیگر کاملاً بی‌ارزش  و شلوغ به نظر بیاید و ممکن است وقت مخاطب را برای پیدا کردن اطلاعات ضروری بگیرد.

نحوه دریافت کارت ویزیت

وقتی کارت ویزیت به شما داده می‌شود، کارت را به همان روشی که ارائه شده است بپذیرید، چه در دست راست و چه با هر دو دست باشد. چند لحظه برای مطالعه کارت ویزیت، اظهارنظر در مورد آن و شفاف‌سازی اطلاعات قبل از کنار گذاشتن آن، وقت بگذارید.

کارت ویزیت را هرگز در جیب پشت خود قرار ندهید. همیشه کارت‌های ویزیت خود را در موارد جداگانه نگه دارید. هنگامی که به دفتر کار خود بازگشتید، در اسرع وقت اطلاعات مربوط به کارت را به پایگاه داده خود اضافه کنید. شما هیچوقت نمی‌خواهید در موقعیتی قرار بگیرید که مجبور شوید از آن شخص کارت دیگری بخواهید. این یک عرف بزرگ در آداب و رسوم دریافت کارت ویزیت است.

کارت‌های ویزیت وسیله‌ای است بین‌المللی که برای ارائه اطلاعات تماس شخصی شناخته شده است، بنابراین مطمئن باشید که اطلاعات خوبی در اختیار شما قرار می‌دهد. اگر برای تجارت به خارج از کشور سفر می‌کنید، قبل از رفتن، کمی تحقیق در مورد آداب و رسوم تجاری مقصد خود انجام دهید. به عنوان مثال آداب و رسوم تجاری در انگلیس بسیار ساده‌تر از ژاپن است. درک آداب و رسوم تجاری مناطق مختلف به شما این امکان را می‌دهد در ایجاد اعتماد در روابط تجاری خود راحت‌تر عمل کنید.

نکات مهم در تبادل کارت ویزیت

ایجاد تبادل خوب با کمک کارت ویزیت یکی از اجزای اصلی موفقیت در تجارت محسوب می‌شود. با این وجود، اغلب افراد به چگونگی آداب و معیارهای تبادل کارت ویزیت توجه می‌کنند. این افراد همان‌هایی هستند که در مورد قوانین ایجاد ارتباط تجاری، برداشت‌های مثبت اولیه و اهمیت لباس برای موفقیت در جستجوی اطلاعات هستند. ممکن است شما بدانید که چگونه با سهولت در جمع صحبت کنید، یک سخنرانی شگفت‌انگیز ارائه دهید و به زیبایی لباس بپوشید، اما اگر به نکات مهم در ارائه و دریافت کارت ویزیت توجه ندارید، باقی مسائل می‌توانند تنها باعث اتلاف وقت و تلاش شما باشند.

در ادامه مطلب با چند نکته اساسی برای تبادل سودآور و سودمند کارت‌های ویزیت آشنا می‌شویم:

هیچ چیز بدتر از صحبت کردن با مشتری بالقوه نیست هنگامی که آنها از شما کارت ویزیت درخواست می‌کنند و شما چیزی برای ارائه به آنها ندارید. این تعامل کوچک ناموفق می‌تواند فرصت فروش شما را از بین ببرد. یک راه عالی برای اطمینان از اینکه همیشه کارت خود را همراه دارید این است که آنها را در مکان‌های مختلفی مانند ماشین، کیف پول، میز کار و ... قرار دهید. هرگز خانه یا محل کار خود را بدون همراه داشتن تعداد مناسبی کارت ویزیت ترک نکنید. هیچ چیز غیرحرفه‌ای‌تر از شخص تجاری نیست که باید بگوید، "اوه متاسفم، کارت ویزیت خودم را فراموش کردم!" و یا "به تازگی کارت ویزیت من تمام شده!".

کارت ویزیت‌های خود را در حالتی نگهداری کنید که از ساییدگی و پارگی محافظت شوند. کارت ویزیت پاره شده و یا خط افتاده اولین تصویر تجاری ضعیف را در ذهن مخاطب ایجاد می‌کند. یک راه عالی برای محافظت از کارت‌های ویزیت شما، نگه داشتن آنها در جاکارتی مخصوص کارت ویزیت است.

بدانید که کارت ویزیت شما در کجا قرار دارد. شخصی که برای یافتن کارت‌های ویزیت خود باید تمامی جیب‌های شلوار یا کیف خود را بگردد، فوراً اعتبار خود را از دست می‌دهد.

آن‌ها را با احتیاط و صلاح‌دید در اختیار افراد قرار دهید. آن دسته از افرادی که کارت‌های خود را بدون پیش زمینه در اختیار افراد مختلف قرار می‌دهند این پیام را به مخاطب می‌دهند که کارت‌های آنها ارزش زیادی ندارد.

کارت را با دست راست خود ارائه دهید. این نکته می‌تواند هنگام انجام امور تجاری در سطح بین‌المللی تغییر بزرگی ایجاد کند.

کارت را طوری ارائه دهید تا فردی که آن را دریافت کرده است بدون نیاز به چرخاندن آن، بتواند اطلاعات مورد نیاز خود را بخواند.

همیشه در هنگام دریافت کارت ویزیت، آن را خوانده و در رابطه با اطلاعاتی که به دنبال آن هستید اظهار نظر کنید. به آرم یا لوگو، نام تجاری یا اطلاعات دیگر آن توجه کنید. این نشان می‌دهد که شما به کسب اطلاعات روی کارت علاقه دارید.

کارت ویزیت خود را به روز نگه دارید. وقتی هر یک از اطلاعات شما تغییر می‌کند برای به روز کردن اطلاعات خود سریعاً اقدام کنید. در رعایت آداب و رسوم تجاری این امر عادی است که کارت‌هایی را که شامل شماره تماس قدیمی شما هستند را کنار گذاشته و به دنبال سفارش یک کارت جدید باشید.

در هنگام مبادله کارت ویزیت‌ها، هرگز شماره تماس شخص دیگری را بر روی کارت ویزیت دیگری یادداشت نکنید، مگر اینکه این کار را بعداً و خارج از چشم مخاطب انجام دهید.

از برخورد تهاجمی در ارائه کارت ویزیت خود خودداری کنید. بهتر است صبر کنید تا از شما خواسته شود. اگر این اتفاق نمی‌افتد، از شخص مقابل بخواهید که کارت خود را در اختیار شما قرار دهد. در این صورت احتمال درخواست متقابل وجود خواهد داشت.

اطمینان حاصل کنید که آنها دقیق هستند. کارت ویزیت نمونه‌ای فیزیکی از برندسازی و حرفه‌ای بودن شرکت شما است. اگر اطلاعات نادرستی ارائه بدهید، مشتری بالقوه قادر به تماس با شما نخواهد بود.

کارت ویزیت خود را به صورت حرفه‌ای آماده کنید. اگر یک کارآفرین جوان و جویای نام هستید و قصد آماده کردن کارت‌های شخصی خود را دارید، در انتخاب مناسب کاغذ، فونت، رنگ آمیزی، اندازه، طراحی و ... برای کارت ویزیت خود کمی وقت بگذارید تا ظاهر و احساس حرفه‌ای داشته باشد. شما می‌خواهید کارت ویزیت‌تان به نفع‌ شما کار کند نه بر علیه شما.

کارت ویزیت‌های خود را در پایان مکالمه تبادل کنید. پیروی از این قانون مانع از ایجاد سوءتفاهم برای فردی می‌شود که شما آن را نمی‌شناسید و کارت خود را تنها مانند یک بروشور به آن فرد تحویل ندهید.

مرکز تخصصی چاپ و تبلیغات بعد‌ سوم

بازگشت به صفحه مقالات