نکات ضروری در طراحی ست اداری

ست‌های اداری به مجموعه‌ای از سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه و هر گونه ملزومات اداری اشاره دارد. علاوه بر این، مواردی مانند برگه‌های یادداشت، فلش کارت‌ها، کارت‌های اعتباری/پرسنلی، برچسب تجهیزات و ... نیز می‌توانند به عنوان ست اداری، طراحی و چاپ شوند.

طراحی ست اداری

نام، آرم یا لوگو، آدرس، تلفن و شماره نمابر، آدرس ایمیل شرکت از عناصر اصلی و استاندارد ملزومات اداری هستند و بدون شک آنها را باید در همه اشکال در نظر گرفت. تراز کردن خط آدرس، بسته به عوامل بصری دیگر، می‌تواند به صورت چپ یا راست باشد، یا حتی ممکن است غیرتراز و غیرمتعارف باشد. بدیهی است که قرار گرفتن لوگو روی سربرگ نباید به کاربرد اصلی (ضرورت نوشتن متن روی آن) آسیب برساند.

 نکته مهم در طراحی مجموعه ست اداری ضرورت هماهنگی بصری در کلیه محصولات است. به عبارت دیگر باید هویت خاصی در سربرگ‌ها، کارت‌های ویزیت، پاکت نامه‌ها، کارت‌های پرسنلی و... وجود داشته باشد. این هویت بصری مشترک می‌تواند با ارائه عناصر بصری تزئینی رایج، از طریق یک رنگ‎آمیزی سازمانی یا یک طرح مشابه شکل گیرد. معمولاً نقطه شروع برای طراحی و چاپ ست اداری استفاده سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه است. فن آوری چاپ طی چند دهه اخیر با سرعت فوق‌العاده‎ای تحول یافته است و اکنون می‌دانید که چاپ با کیفیت بالا و تمام رنگی بسیار مهم است. در ادامه مطلب به چند نکته مهم در طراحی سربرگ، کارت ویزیت و پاکت نامه اشاره خواهیم کرد:

طراحی سربرگ

یک سربرگ چاپی هنوز بهترین راه برای جلب نظر و توجه مخاطب است و در مقایسه با یک ایمیل، یک نامه از وزن بیشتری برخوردار است. این نشان می‌دهد که شما در طراحی، چاپ و ارسال آن تلاش کرده‎اید و نشان از میزان احترام شما نسبت به گیرنده دارد. نامه‌ای با یک سربرگ زیبا پیام شما را به خوبی انتقال می‌دهد و قدرت خلاقیت شما را نشان می‌دهد.

احساس نکنید که باید خود را محدود به یک طرح کوچک و تک رنگ کنید. استفاده خلاقانه از رنگ می‌تواند یک عنصر مستقل به طراحی شما بیافزاید و توجه مخاطب را به خود جلب کند.

عناصر قرار داده شده در سربرگ باید دارای حاشیه‌هایی با لبه کاغذ باشند. این حاشیه‌ها نباید کمتر از یک سانتی‎متر باشد. در طراحی گرافیکی سربرگ، باید دقت کنید که پس‎زمینه آن را تا جایی که امکان دارد بدون نقش و رنگ خاصی بگذارید. عدم رعایت این نکته می‌تواند منجر به ایجاد کپی‌های تاریک، با کیفیت پایین و غیرقابل استفاده در هنگام فکس شود. طراحی سربرگ‌ها نباید مشکلی برای نوشتن و خواندن داشته باشد و در نهایت بسته به دامنه موضوع و همچنین بر اساس نظر مشتری، این محدودیت‌ها می‌توانند کمتر شوند و می‌توان به ایده‌هایی با اندازه برش‌های مختلف و گرافیک متنوع رسید.

سربرگ سایز A5 (21 × 14.8 CM2) دومین سایز پرکاربرد در کنار سایز A4 است. این اندازه برش در درجه اول برای مکاتبات داخلی یا متن‌های کوتاه استفاده می‌شود. لازم به ذکر است که اگرچه ابعاد سربرگ A5 نیمی‌از A4 است اما هرگز نباید عناصر بصری در طراحی ست اداری خود را در آن کاهش دهید بلکه باید قلم و ابعاد عناصر را با دقت انتخاب متناسب با اندازه‌های A5 انتخاب کنید. طراحی ست‌های اداری در اندازه‌های برش مختلف معمولاً یکسان است و تفاوت چندانی با یکدیگر ندارد.

طراحی کارت ویزیت

کارت ویزیت یکی از ساده ترین راه‌هایی است که مشتری شما می‌تواند در ذهن مخاطب شما یک تصویر به یاد ماندنی را ایجاد کند. اندازه و شکل کارت ویزیت ممکن است متفاوت باشد، اما اکثر کارت‌های ویزیت متناسب با یک قالب استاندارد هستند.

در واقع کارت‌های ویزیت اولین مانور تبلیغاتی یک کسب و کار محسوب می‌شوند. عناصری که به طور معمول در کارت‌های ویزیت مورد استفاده قرار می‌گیرند شامل لوگو و عنوان، اطلاعات مختصر در مورد شرکت و جزئیات تماس است. در طراحی کارت ویزیت، باید فضای کمی ‌را برای نگه داشتن انگشتان خالی بگذارید. جهت کارت ویزیت نیز به ماهیت تصاویر و متون بستگی دارد. به یاد داشته باشید که در طراحی خود حتما یک خط برش در نظر بگیرید و متون و تصاویر اصلی کارت خود را داخل این خط برش طراحی کنید زیرا ممکن است هنگام چاپ و برش در چاپخانه از بین برود.

یک طراحی عالی و خلاقانه هرگز از الگوهای همیشگی پیروی نمی‌کند. همیشه مطمئن شوید که متن کارت ویزیت شما قابل خواندن است. مطابق اندازه‌های استاندارد، نام و نشان شرکت را حداقل روی فونت 10 تا 12 تنظیم کنید و هرگز از اندازه‌های قلم کوچکتر از 8 برای متون کارت خود استفاده نکنید. همیشه اطمینان حاصل کنید که قبل از ارسال فایل‌های نهایی به چاپخانه، تمام اطلاعات درج شده روی آن را چک کرده باشید. مطمئن شوید که هر طرف کارت ویزیت را در فایل‌های جداگانه ذخیره کرده و آنها را به همین ترتیب برچسب گذاری کنید تا به هنگام چاپ مشکلی نداشته باشد.

طراحی پاکت نامه

ابعاد پاکت نامه معمولا متناسب با ابعاد یک نامه (A4) است. ابعاد پاکت بهتر است یک سوم ارتفاع نامه به علاوه شش میلی‌متر (در عرض و ارتفاع) باشد. آدرس، شماره تلفن، نام، آرم شرکت، فکس، وب سایت و آدرس ایمیل از موارد لازم در پاکت نامه هستند. آرم و عنوان معمولا در قسمت بالا قرار دارد. این عناصر را بیشتر در جهت افقی طراحی می‌کنند. لازم به ذکر است که برای ضمیمه تمبر پستی و خدمات پستی باید فضای خالی در پاکت باقی بماند اما اگر هزینه‌های پستی از قبل پرداخت شده باشد، می‌توان از این قسمت نیز استفاده کرد. در طراحی پاکت نامه استفاده از منحنی‌های تزئینی یا خطوط و طرح سازمانی مجاز است. در چاپ پاکت نامه می‌توان به دو صورت عمل کرد. در اولین روش می‌توانید از پاکت‌های آماده استفاده کنید و سپس طرح خود را روی آنها چاپ کنید. در این روش گزینه‌های طراحی برای شما محدود خواهد شد پس بهتر است برای بکارگیری پاکت نامه در ست‌های اداری از روش دوم استفاده کنید. در این روش می‌توانید قبل از ایجاد پاکت نامه و انجام برش‌ها و خط تا، پاکت خود را طراحی کنید که قطعا فضای مورد نیاز در طراحی را برای شما بیشتر می‌کند.

طراحی فولدر و پوشه

در نگاه اول، پوشه‌های ارائه ساده به نظر می‌رسند اما باید بگوییم این یک ابزار بازاریابی طراحی شده سفارشی است که برای ذخیره اسناد مهم استفاده می‌شود. پوشه‌ها در سبک‌های مختلف و منحصر به فردی طراحی می‌شوند که شما بسته به نیاز و سلیقه خودتان می‌توانید آنها را طراحی و چاپ کنید. هر پوشه با مشخصات شغلی که ارائه می‌دهد، هم از نظر طراحی و هم از لحاظ عملکرد متناسب است. هر کدام از این سبک‌های مختلف با فراهم آوردن راحتی سازمانی مورد نظر شما و طراحی گرافیکی جسورانه که به بهترین وجه نماینده شرکت شما است، نیازهای شغلی شما را کاملا برطرف می‌کند.

طراحی CD و DVD

در طراحی سی دی یا دی وی دی باید یک دایره به قطر 120 میلی‎متر و یا مربعی به ضلع 120 میلی‎متر را در نظر بگیرید. توجه داشته باشید که وسط این دایره به قطر 23 میلی‌متر چاپ نخواهد شد. این نوع چاپ معمولا به صورت جوهرافشان انجام می‌شود اما امکان چاپ لیبل و چسباندن روی سی دی هم وجود دارد.

همچنین می‌توانید برای تکمیل ست اداری و در نظر گرفتن جایگاه مناسبی برای سی دی و دی وی دی خود از یک پاکت مخصوص استفاده کنید. این پاکت نیز باید مطابق با رنگ و طرح سازمانی شما باشد. استفاده از این پاکت می‌تواند ذهنیت مناسبی در مخاطب شما ایجاد کند. برای طراحی پاکت سی دی باید از یک مستطیل به اندازه 187 در 277 میلی‌متر استفاده کنید و همچنین ضخامت عطف وسط آن را 12 میلی‌متر در نظر بگیرید. در طراحی پاکت سی دی نیز باید به خطوط برش دقت کنید و متون و تصاویر اصلی طرح خود را خارج از این خط قرار ندهید. این خط به طور معمول 5 میلی‌متر در نظر گرفته می‌شود.

استفاده از ست اداری چه اهمیتی برای کسب و کار شما دارد؟

می‌توان از طراحی و چاپ ست اداری به دنبال دو هدف بود. هدف اول زیباسازی و ارائه هویت به کسب و کار و برند شما است. وجود یک طرح و رنگ سازمانی می‌تواند به ماندگاری شما در ذهن مخاطب کمک کند و این امر موجب برندسازی و شناخته شدن آرم تجاری شما خواهد شد. این زیبایی و هویت با همسان‌سازی طرح و رنگ ملزومات اداری شما میسر می‌شود. همچنین هدف دوم از ایجاد ست‌های اداری را می‌توان جلوگیری از هر گونه کپی‌برداری برند شما و سوء استفاده‌های احتمالی دانست.

مرکز تخصصی چاپ و تبلیغات بعد‌ سوم

بازگشت به صفحه مقالات